Bugünlerde şirketler uzaktan çalışma yöntemine geçmeye başladılar ve ortak çalışma alanı yönetimi de önemli konular arasında yer alıyor. Uzaktan ortak çalışma sistemi üzerine geliştirmeler yapmak ve şirket çalışanlarını bu sisteme alıştırmak, iş verimliliğinin devam etmesini sağlayacaktır. Bu sebeple de uzaktan çalışma sürecini kolaylaştıracak bazı çalışmaları yapmanızda fayda var.

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi

Çalışanlarınızı bu geçişe hazırlayın

Ev ortamında çalışmak, şirket ortamında çalışmaktan oldukça farklıdır ve ciddi bir disiplin gerektirmektedir. Bu sebeple de uzaktan çalışmaya geçiş yaptığınızda, çalışanlarınızın bu geçişe adapte olmalarını da sağlamanız gerekir.

Gerekli yazılım ve donanımları sağlamanın yanı sıra ortak çalışma alanı için gerekli olan araçları ve proje yönetim programlarını da sağlayarak, onların uzaktan çalışmasını kolaylaştırmanız gerekiyor.

Şirket içi iletişim için araçlarınızı hazırlayın

Şirket içerisinde çalışanlar, iş haricinde de bir iletişim içerisindedirler. Aralarda veya yemeklerde bu iletişim devam eder. Hem iş amaçlı hem de çalışanların kendi aralarında da sosyalleşebileceği iletişim araçlarını da onlara sağlamanız gerekir.

Düzenli olarak iletişim içerisinde kalmak uzaktan çalışma sürecinde, çalışanların birbiriyle sosyalleşmelerini sağlayacağı gibi işlerin de düzenli bir şekilde yapılmasına yardımcı olur.

Proje yönetim araçlarınızı kurun

İş sürekliliğini ve takibini sağlayabilmek için online proje yönetim araçlarına geçiş yapabilirsiniz. Şirketinizin büyüklüğü ve personel sayınıza göre farklı işlevleri olan proje araçlarını kullanarak, personelinize görevler atayabilir ve yapılan işlerin takibini de bu araçlar üzerinden yaparak iş sürekliliğini sağlayabilirsiniz. Aşağıdaki rehberimizde yararlanabileceğiniz farklı proje yönetim araçlarını da paylaşıyoruz.

Çalışma saatlerinizi net bir şekilde belirleyin

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizi yaparken, çalışma saatlerinizi de net bir şekilde belirlemeniz gerekir. Herkesin bu saat aralıkları içerisinde işin başında ve ulaşılabilir olması, normal bir şekilde işlerin akışını sağlar. Bunun yanı sıra ev ortamında çalışıldığında, çalışma saatlerinin esnetilebilmesi durumu söz konusu. Bu sebeple de net bir şekilde bu saat aralıklarının belirlenmesi gerekir.

Evden çalışılıyor olsa dahi hem sizin hem de personelinizin dinlenmeye ve ailesiyle vakit geçirmeye ihtiyacı vardır. Bu sebeple de mesai saati yönetimini de iyi bir şekilde yapmanız, personelinizin de daha verimli bir şekilde işlerinin başında olmalarını sağlar.

Görüntülü toplantılarınızı kısa tutun

İşle ilgili görüntülü toplantılarınızı yaparken de kısa tutmaya özen gösterin. Toplantıların uzaması işleri aksatacağı gibi ev ortamındaki katılımcıların da kendilerini çok rahat hissetmemelerine neden olabilir. Bu sebeple de toplantı öncesinde gerekli notların ve çalışmaların yapılmasını sağlayarak, görüntülü toplantılarınızı da kısa tutmaya özen gösterin.

Görüntülü toplantıları konuşma odağında değil işi tamamlama odağında tutmanız faydalı olacaktır. Böylelikle hızlı bir şekilde işleri çözüme ulaştırarak, daha hızlı sonuçlar alabilirsiniz.

Dosya paylaşımını kolaylaştırın

Şirket içindeki dosya ve doküman paylaşımını kolaylaştıracak çözümler sağlamanız da uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizde gerekli bir konudur. Bu süreçte çalışanlarınız birbirleriyle dosya paylaşmak zorunda kalacaklardır ve e-posta üzerinde gönderilemeyecek dosyaların paylaşımı için de bulut tabanlı çözümlere yönelmeniz gerekir. Böylelikle kullanıcılar bu bulut depolama alanı üzerinde şirketle ilgili paylaşımlarını daha hızlı ve rahat bir şekilde yaparken, şirket içinde ilgili olan herkesin bu dosyalara ulaşmalarını kolaylaştırırsınız.

Şirkete ait bir bulut depolama alanınızın olması, bu süreçte paylaşılan verilerin de hem daha güvenli bir şekilde aktarılmasını sağlar hem de bu veriler güvenli bir şekilde saklanır.

Haftalık raporlarla iş takibini geliştirin

Proje yönetim araçları ile iş takibini yapabilirsiniz; ancak yine şirketin genel durumunu görmek ve haftalık zaman içerisinde ne kadar iş yapıldığını ve hedeflerin ne kadar tutturulabildiğini görmek için haftalık raporlamalar yapın.

İlgili personel müdürlerinden bu raporları talep edebileceğiniz gibi proje yönetim araçları üzerinde tüm personelin kendi iş akışını da eksiksiz bir şekilde doldurmalarını isteyebilirsiniz.

Uzaktan ortak çalışma alanı ile ilgili sık sorulan sorular

Evden uzaktan çalışmak e-ticaret firmaları için avantajlı

Uzaktan ortak çalışma alanı, şirket masraflarını düşürdüğü gibi çalışanların da kendi çalışma alanlarında daha rahat çalışmalarını sağlar. Toplantı sürelerinin azalmasının yanı sıra çalışanların daha az stresli bir ortamda olmaları çalışmaları onların sağlıkları için de daha iyidir.

Uzaktan ortak çalışırken sık karşılaşılan sorunlar neler?

Uzaktan çalışıldığında sosyalleşememe sorunu, disiplin odaklı sorunlar, ev ortamındaki dikkat dağıtan unsurlar genellikle yaşanan problemler arasında yer almaktadır.