Ticaretin alıcı ya da satıcı farketmeksizin hangi tarafında olursanız olun sürekli göz önünde olan bir belge vardır: Fatura. Faturanın temelde ne olduğu herkes tarafından biliniyor olsa da asıl amacını, içeriğini ve daha da önemlisi fatura çeşitleri arasındaki farkı bilmek önemlidir.

Fatura; satıcı tarafından alıcı adına düzenlenen, satış hakkında detaylı bilgiler içeren, yapılan ürün ve hizmet satışını yasal hale getiren bir belgedir. Ama tanımı bu kadarla sınırlı değildir.

Fatura Çeşitleri Nelerdir?

Faturalar, alışveriş ile ilgili belgelerdir. Dolayısıyla alışveriş çeşitleri olduğu gibi fatura çeşitleri de vardır. Farklı çeşitlerde olsa bile hemen her durumda fatura kesmek yasal bir yükümlülüktür. Bilmeniz gereken bir başka şey de hangi durumda hangi faturayı kesmeniz gerektiğidir. Hatırlatmakta fayda var, e-ticaret yapıyor olsanız bile bu fatura çeşitlerinden birkaç tanesini ya da hepsini kullanmanız gerekebilir.

Satış Faturası

Satış faturası, standart bir alışveriş sonucu satıcının müşteriye kestiği faturadır. Sunulan ürün veya hizmeti belgeleyerek yasal hale getiren bu faturada, satılan ürün veya hizmetin tüm detaylarına yer verilir.

Satış faturasından iki farklı fatura çeşidi ortaya çıkaran bir detay vardır. O da ödemenin peşin mi yoksa vadeli mi olduğudur. Peşin ödemelerde alt kısım imzalanır, kaşelenir ve bu faturaya “kapalı fatura” denir. Vadeli satışlarda ise imzanın ve kaşenin üst kısımda yer alması gerekir.

İrsaliyeli Fatura

İrsaliyeli faturanın ne olduğu adından da anlaşılıyor aslında. İrsaliyeli fatura olarak adlandırılan bu belge hem fatura hem de sevk irsaliyesi yerine geçer. Sevk irsaliyesi alıcının gelip aldığı değil, satıcının alıcıya gönderdiği ürünler için hazırlanan, taşıma sürecinde taşıtta bulunması gereken; alıcı, satıcı ve ürün hakkında bilgiler içeren bir belgedir. Faturada olması gereken bilgilerin tümü irsaliyede de olduğu için bu iki belge, irsaliyeli fatura olarak birleştirilmiştir.

Proforma Fatura

Proforma fatura, göstermelik fatura olarak da tabir edilebilir. Çünkü bu fatura bir satış için değil, potansiyel bir satışın teklifi için hazırlanır. Satıcı, ürün veya hizmetin hangi miktarını ne kadar ücrete satabileceğini göstermek amacıyla, ürünü satmış gibi bir fatura düzenler ve potansiyel alıcıya gönderir. Ticaret ve Vergi Hukuku’nda yeri olmayan bu faturanın hiçbir mali değeri yoktur. Bu fatura karşılığında mal ya da hizmet verilmez, ödeme alınmaz ve alışveriş gerçekleşmez.

İade Faturası

İade faturası, iade işlemlerinde kullanılan bir fatura çeşididir. Satıcının, faturalandırdığı bir ürün hakkındaki sorumluluğu, satış anında sona ermez. Alıcının belirli bir zaman dilimi içerisinde ürünü iade etme hakkı vardır. Bu iade işlemi gerçekleştiğinde ise satıcı, sattığı ürünü geri aldığına dair bir “iade faturası” keser.

Faturada Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Faturaların belirli bir formatları vardır ve bazı bilgilerin yazılması zorunludur. Alıcı ve satıcı hakkındaki bilgiler, hiçbir fatura için yeterli değildir. Fatura çeşitlerinden her birinin kendine özgü şartları olduğu için, içeriklerine yazılması zorunlu olan bilgiler de değişkendir.

Satış Faturasında Olması Gereken Bilgiler

• Faturanın seri ve sıra numarası ile düzenlenme tarihi
• Düzenleyenin (satıcının) adı ve varsa ticaret unvanı, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası, iş adresi
• Müşterinin (alıcının) adı ve unvanı, varsa bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası, adresi
• Satılan ürün veya hizmetin türü, adı, birim fiyatı, miktarı ve toplam satış tutarı
• Satılan ürünün irsaliye numarası ve teslim tarihi

İrsaliyeli Faturada Olması Gereken Bilgiler

• “İrsaliyeli Fatura” ibaresi
• Müteselsil sıra ve seri numarası
• Düzenleyenin adı ve varsa ticaret unvanı, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası, iş adresi, imzası
• Ürünün gönderildiği yer ve kişi bilgisi
• Müşterinin adı ve unvanı, varsa bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası, adresi
• Düzenlenme tarihi ve saati

Proforma Faturada Olması Gereken Bilgiler

• “Proforma Fatura” ibaresi
• Ürün veya hizmetin türü, adı, birim fiyatı, miktarı ve toplam satış tutarı
• Düzenleyenin ve adına düzenlenen kişinin adı, unvanı, adresi
• Düzenleme tarihi ve düzenleyenin imzası

İade Faturasında Olması Gereken Bilgiler

• “İade Faturası” ibaresi
• Satış faturasının numarası ve tarihi
• İade edilen ürünün türü, adı, birim fiyatı, miktarı ve toplam satış tutarı (Satış faturasındaki değerleri ile)

Faturaya Eklenmesi Önerilen Bilgiler

Faturada bulunması zorunlu olmayan ama bulunması halinde hayat kuratarabilen bazı bilgiler de vardır. Bu bilgileri her ihtimale karşı faturalarınızda bulundurmanız, olası bir probleme karşı önceden tedbir almanız konusunda faydalıdır.

Özellikle hizmet satışında kesilen faturalarda, yapılan işin detaylarını not kısmına eklemek bir alternatif olabilir. Ödeme türünü ve şeklini de faturaya eklerseniz, daha doğru hesaplar yapabilirsiniz.

Ayrıca proforma fatura gibi mali değeri olmayan faturalar, müşterinin ihtiyaçlarına göre şekillendirilebilir. Malların üretim yerinden ambalaj özelliklerine, teslim şeklinden ödeme şekline kadar pek çok detayı proforma faturaya eklemeniz önerilir. Bu sayede daha anlaşılır bir teklif sunabilirsiniz.

E-ticarette Hangi Faturalar Kullanılabilir?

E-ticaret sektöründe hizmet veriyorsanız, fatura konusunda kafanız karışmış olabilir. İşletmenizi dijital bir alanda kursanız da pek çok konuda fiziksel işletmeler ile aynı mevzuata tabi tutulursunuz. Dolayısıyla sizin de yukarıda bahsi geçen fatura çeşitleri ile ilginiz vardır. E-ticarette de bu fatura çeşitlerinin tamamı kullanılır.

Ama asıl bilmeniz gereken detay, e-fatura ve e-arşiv faturasıdır. Ticaretin elektronik ortama taşınmasıyla ortaya çıkan bu fatura çeşitleri, kullanmak zorunda olduğunuz belgeler olabilir.

E-Fatura

E-fatura, klasik faturanın dijital ortamda hazırlanan formatıdır. Kâğıt fatura ile aynı niteliklere ve yasal geçerliliğe sahiptir. İki e-ticaret mükellefi arasındaki ticari işlemler için kesilir. E-fatura kesebilmek için GİB portalını kullanmak ya da mevcut muhasebe programı için fatura entegrasyonu yapmak gerekir.

E-Arşiv Faturası

E-arşiv faturası, mükellef tarafından muhafazası zorunlu olan ve belirli periyotlarla GİB’e gönderilmesi gereken elektronik fatura nüshasıdır. Bu faturaların alıcıya gönderilmesi zorunlu değildir. E-arşiv faturası işlemleri için de fatura entegrasyonuna ihtiyaç duyulur.