Her işinizi gören internet ortamının teknolojileri gelişmeye devam ederken geleneksel yöntemleri kullanmaya devam etseniz de bazı süreçlerinizi elektronik ortama taşımak zorunlu hale gelmiştir.

Ticari kazanç sağlayan her eylemin faturalandırılması zorunludur. Bu durum son yıllarda internet ortamına da taşındı ve “E-ticaretin faturası da ‘e’ olur!” denilerek faturanın başına da “e” getirildi. Sonuç olarak fatura çeşitleri arasına bir de e-fatura girmiş oldu. Peki bu e-fatura nedir, nasıl kullanılır?

E-Fatura Nedir, Nasıl Kullanılır?

E-fatura, adından da anlaşılacağı gibi elektronik ortamda hazırlanan faturalara verilen isimdir. Klasik kağıt faturalarla aynı işlevi gören ve aynı niteliklere sahip olan bu faturaların resmî geçerliliği de vardır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürürlüğe konmuştur ve kağıt fatura yerine kullanılmaktadır. E-fatura kesenlerin ayrıca kağıt fatura kesmelerine gerek yoktur, içereceği detaylar da aynı devlet kurumu tarafından belirlenmiş olup işletmelerin bu kurallara uyması zorunludur.

E-fatura; 397 sıra numaralı VUK (Vergi Usul Kanunu) tebliğiyle, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından, 5 Mart 2010 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. E-faturaların sahip olması gereken standartlar da tebliğde belirtilmiştir. Klasik faturaların içerisinde yer alan tüm bilgilerin elektronik faturada da yer alması zorunlu iken alıcı ile satıcı arasındaki fatura gönderimi elektronik ortamla gerçekleştirilmelidir.

Eğer bir işletmeniz varsa sizin de elektronik fatura kesmeniz zorunlu olabilir. Bu yüzden konu ile ilgili e-fatura mükellefi nedir, e-fatura nedir, e-arşiv fatura nedir, bu faturalar nasıl kesilir, kim tarafından denetlenir gibi detayları öğrenmenizde fayda vardır.

E-Fatura Mükellefi Nedir? Kimler E-Fatura Mükellefidir?

E-fatura mükellefi, kısaca elektronik fatura kesmekle yükümlü olan kişidir. Geçtiğimiz yıllarda kimin elektronik fatura kesmekle yükümlü olduğu ve zorunlu olup olmadığı tartışma konusuydu. Fakat Gelir İdaresi Başkanlığı bu konuda bir çalışma yaparak kriterleri belirledi ve 01.01.2020 tarihinden itibaren e-faturaya zorunlu geçişler başladı. E-ticaret yapanlar için de bu durum, hemen her şeyin elektronik olacağının habercisi oldu.

GİB tarafından yayınlanan “VUK GT Kapsamında Uygulamalara Geçiş Takvimi Tablosu” ile kimlerin e-fatura mükellefi olduğu ve zorunlu geçiş tarihleri belirtildi. Bu tabloya göre elektronik faturaya geçmesi zorunlu olan mükellef gruplarından bazıları ve zorunlu geçiş tarihleri şöyledir:

• 2020 ya da sonraki dönemlerde brüt satış hasılatı 5 milyon TL’nin üzerinde olanlar, ilgili hesap dönemini izleyen yılın 7. ayının başından itibaren,
• 2018 ya da 2019 dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 milyon TL’nin üzerinde olanlar, 1 Temmuz 2020’den itibaren,
• 2018 dönemi brüt satış hasılatı 10 Milyon TL’nin üzerinde olanlar, 1 Ocak 2020’den itibaren,
• Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli I ve III sayılı listelerde bulunan malların imali, ithali, inşası ve teslimini yapanlar ile bu faaliyetler için Enerji Piyasası Denetleme Kurulu tarafından lisanslandırılmış olanlar, 2020 öncesi için 1 Temmuz 2020’den itibaren, sonraki dönemler içinse izleyen yılın 4. ayından itibaren,
• E-ticaret firması olarak aracı hizmet sağlayanlar, gayrimenkul ve motorlu taşıt alım-satım ilanlarını yayınlayan site sahipleri ve internet ortamında reklamcılık faaliyeti gösterenler 1 Temmuz 2020’den itibaren, 2020 sonrası dönemler işe başlama tarihini izleyen 3 ay içinde e-faturaya geçmek zorundadır.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

E-faturaya geçmesi zorunlu olan işletme sahipleri, bazı şartları yerine getirdikten ve e-fatura sistemine geçmek için gerekli başvuruları yaptıktan sonra elektronik fatura kesebilir. Bu noktada aklınızda şu soru olabilir: E-fatura nasıl kesilir?

E-fatura kesmenin farklı yöntemleri vardır. Gelir İdaresi Başkanlığı, e-fatura sisteminin altyapısını oluşturmadan önce, bizden önce bu sisteme geçen ülkelerin altyapılarını inceleyerek bazı alternatifler geliştirmiştir. Bu doğrultuda elektronik faturalar için XML tabanlı UBL-TR formatı işleme konulmuştur.

Mükelleflerin e-fatura kesebilmesi adına GİB tarafından efatura.gov.tr üzerinden bir fatura portalı hizmete açılmıştır. Ücretsiz olan bu portal, e-fatura sisteminin yaygınlaşması ve tanınması amacıyla hizmete açılmış olup fatura adedi yüksek olmayan mükelleflere hitap eder. Ayrıca muhafaza edilmesi zorunlu olan bu faturaları GİB portalı üzerinde maksimum 6 ay saklayabilirsiniz, sonraki süreçte sorumluluk size geçer.

Kolay Yoldan E-fatura Nasıl Kesilir?

Gelir İdaresi Başkanlığı, fatura hacmi büyük olan ve bilgi işlem altyapısı e-fatura için uyumsuz ya da yetersiz olan mükellefler için özel entegratör uygulamasını başlatmıştır. 421 sıra numaralı VUK tebliği ile yürürlüğe giren bu uygulama ile yetkilendirilen firmalar, özel entegratör hizmeti vermeye başlamıştır. Özel entegratör kullanmanın GİB portalına göre pek çok avantajı bulunduğu için bu yöntem, özellikle e-ticaret siteleri tarafından daha sık tercih edilen bir e-fatura kesme yöntemidir.

E-Fatura Doğrulama Nedir?

E-faturalar online ortamda kolaylıkla hazırlanan dijital belgeler olduğu için, geleneksel yöntemlere alışmış alıcı ve satıcılarda güven problemi oluşmuş durumdadır. Bu sorunu çözmek adına ise e-fatura doğrulama sistemi hizmete girmiştir. Peki, e-fatura doğrulama nedir?

GİB tarafından hizmete sunulmuş olan bu sistem sayesinde e-faturalar sorgulanabilir ve doğrulanabilir. Sorgulama işleminde faturanın GİB sisteminden geçip geçmediği görüntülenirken doğrulama işleminde ise geçerliliği görüntülenebilir. Üzerinde değişiklik yapılmış elektronik faturalar geçersiz kabul edilir.

E-Fatura Oluştururken Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar Nelerdir?

E-fatura oluşturmaya başlamadan önce, gerekli başvuruların ve kayıtların yapılması gerekir. Bu doğrultuda GİB elektronik başvuru ve mali mühür başvurusu yapmalısınız.

• GİB elektronik başvurusu yapmak için: https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/
• Mali mühür başvurusu yapmak için: https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go

Gerekli başvuruların ve e-fatura kesebilme yetkisi almanızın ardından artık elektronik fatura kesebilirsiniz. Ama fatura keserken aşağıdaki detaylara dikkat etmeniz gerekir.

Arşivleme, Muhafaza ve İbraz

Kesilen e-faturaların saklanması, arşivlenmesi ve gerekli durumlarda ibraz edilebilmesi gerekmektedir. 6102 sayılı TTK ve 213 sayılı VUK kapsamında e-fatura mükellefi bu kurallara uymakla yükümlüdür.

GİB portalından e-fatura kesen bir e-ticaret sitesi ya da işletme sahibiyseniz, arşivleme ve muhafaza etme şansınız yoktur. Bu noktada IdeaSoft olarak sunduğumuz entegrasyon çözümlerinden faydalanabilir, farklı bir uygulamaya ihtiyaç duymadan e-faturalarınızı güvenli bir şekilde muhafaza edebilirsiniz.

E-Fatura Reddi

E-fatura sisteminde kullanıcıların faturaya itiraz etme hakkı bulunmaktadır. Bu nedenle mali mührünüzün geçerli olduğuna ve faturanızın tüm mevzuatlara uygun olduğuna dikkat etmelisiniz.

Unvan Değişikliği Bildirimi

İşletmenizin unvanı değiştiyse, bunu 15 gün içinde Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmeniz gerekir. Ticaret Sicil Gazetesi fotokopisi ve bir dilekçeyle bu bildirimi yapabilirsiniz. Ardından yeni unvanınız için yeni bir mali mühür başvurusu da yapmalısınız.

IdeaSoft Altyapısı Kullanan E-ticaret Siteleri E-Fatura Sistemleriyle Entegre Olabilir mi?

IdeaSoft olarak sunduğumuz e-ticaret çözümlerinden faydalanarak e-fatura işlemlerinizi kolayca yapabilirsiniz. Eğer web sitenizde bizim altyapımızı kullanıyorsanız, e-fatura sistemlerine entegrasyon işlemlerini yaparken zaman kaybetmezsiniz.

IdeaSoft API entegrasyonumuz sayesinde ERP, CRM ve muhasebe programları ile verilerinizi eşleştirebilirsiniz. Bu sayede IdeaSoft altyapılı e-ticaret sitenizin e-fatura işlemlerini, kullanmakta olduğunuz muhasebe programı üzerinden yönetebilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-ticaret ile uğraşıyorsanız hemen her şeyin “e” halini görebileceğinizi söylemiştik. Bu doğrultuda e-fatura sistemine geçmenizin ardından, e-arşiv fatura gibi bir terimle sıklıkla karşılaşmanız da muhtemeldir. Bu terimlerden biri olan e-arşiv faturanın ne olduğunu bilmeniz de sizin için faydalı olur.

E-arşiv faturası, e-faturanın saklanması mükellef tarafından zorunlu tutulan nüshasıdır. E-arşiv faturalarının kesilmesi de zorunludur fakat bu faturalar alıcıya gönderilmez. E-arşiv faturaları, GİB’e rapor edilmelidir. Bu raporlar, faturanın düzenlenmesini takip eden ayın 1. günü ile 15. günü arasında gönderilmelidir.

E-Arşiv Fatura Mükellefi Nedir? Kimler E-Arşiv Fatura Mükellefi Olur?

E-arşiv faturaları da belirli mükellefler tarafından oluşturulur. Bu durumda e-arşiv fatura mükellefi nedir ve bu mükellefler kimlerdir?

E-arşiv fatura mükellefleri, 433 sıra numaralı VUK Genel Tebliği kapsamında belirtilen şartları taşıyan kurumlardır. Bu doğrultuda genel olarak 2015 ve sonraki dönemlerde brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan işletme ve e-ticaret firmalarına e-arşiv fatura zorunluluğu getirilmiştir. Diğer detaylar için ilgili tebliğ incelenebilir.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-arşiv faturanın kesilme yöntemleri, e-fatura kesme yöntemleri ile aynıdır. E-arşiv faturası GİB portalı üzerinden ya da özel entegratörler tarafından kesilebilir. Bu noktada GİB portalı ve özel entegratörlerin sağladığı avantajların farklı olduğunu da dikkate almalısınız. Ayrıca e-arşiv fatura kesmek için işletmeler ve e-ticaret firmaları, kendi bilgi sistemlerini geliştirerek de bu işlemi yapabilirler.

IdeaSoft Altyapısı İle E-Arşiv Entegrasyonu Yapılabilir mi?

IdeaSoft olarak tüm hizmetlerimizi geliştirilebilir bir halde sunarak teknolojik yeniliklere uyarlamaktayız. Dolayısıyla sistemimiz, e-ticaret sitelerinin kullandığı pek çok uygulama ve program ile uyum içinde çalışır. E-arşiv entegrasyonu için de sunduğumuz çözümler ve sağladığımız kolaylıklar vardır. Sistemimizden faydalanan kullanıcılar, bu sistemi muhasebe programları ile eşleştirerek e-arşiv faturalarını kolaylıkla entegre edebilirler.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

E-fatura ve e-arşiv fatura, sık sık birbirine karıştırılan kavramlardır. İkisinin farklı şeyler olduğunu bilmek, bu elektronik sistemlere geçiş yapan ve mükellef sayılan her işletme ve e-ticaret firmasının görevi sayılabilir. Peki, birbirine çok karıştırılan e-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark nedir?